Curso 2014-15. Crear presentaciones efectivas con Power Point (I)

Cuando se introduce en un buscador el título de esta entrada (sin la parte referente al título), se pueden encontrar miles de referencias, en particular documentos en diversos formatos, incluyendo presentaciones, y vídeos en los que se nos dan todo tipo de consejos y trucos.

Algunas de estas referencias se centran más en el acto de presentar, en la imagen que proyectamos ante el público, y como considero que esto es igualmente importante, voy a separar la información en dos partes.

En la primera parte se tratará estrictamente de cómo hacer una presentación atractiva en Power Point, mientras que la segunda parte se centrará en cómo estar ante el público.

Una presentación en Power Point es un medio de mostrar información, de modo que lo primero que hay que pensar es:

¿Qué es lo que vamos a presentar?

Dentro de este apartado hay que incluir:

Organiza la información

Crea un buen documento escrito, como un trabajo, con toda la información. Te servirá a la hora de estudiar el tema y preparar lo que vas a decir. Además, es posible que el profesor te pida que entregues el trabajo junto con el fichero de Power Point.

Lo segundo a tener en cuenta es que estaremos ante un público, y de estas personas dependerá el cuánto y el cómo desarrollemos las ideas o los datos, así que:

¿A quién va dirigida la presentación?

ATENCIÓN. Si vas a hacer una presentación ante tus compañeros de instituto ten en cuenta que ellos son el objetivo principal, pero no pierdas de vista que el profesor estará juzgando varios puntos: la información que proporcionas, el aspecto de tu presentación, el uso que hagas de efectos, colores, imágenes, etc., el soporte escrito, tu forma de estar ante el público y cómo te desenvuelvas ante las dudas y preguntas que te planteen.

La siguiente pregunta que debo responderme es:

¿Cuántas diapositivas incluyo?

Salvo que te hayan impuesto un límite en el número de diapositivas, puedes incluir todas las que necesites. Son gratis (excepto si vas a imprimirlas en papel). Debes tratar un único punto en cada diapositiva.

¿Cómo organizo mis diapositivas?

Cualquier presentación sigue unas reglas que voy a detallar a continuación:

Debe haber una portada. La primera diapositiva tiene que contener el título y otros datos de interés, como el nombre de los alumnos y el curso al que pertenecen.

A continuación hay que dar una visión general de lo que se va a tratar. Eso centra al público y le permite hacerse una idea global. Se puede optar por un índice escrito o gráfico. Una buena idea sería emplear un mapa mental.

Hipervínculos

Puedes crear hipervínculos desde el índice hasta distintas diapositivas y viceversa. Si te conviene, también puedes enlazar entre sí diapositivas que no aparecen en el índice. Esto agiliza el volver a mirar información que se había expuesto con anterioridad y regresar rapidamente al punto de partida.

Una regla muy importante es limitar el texto que aparece en cada diapositiva. Incluyendo un eventual título de apartado, el número de líneas de texto en cada diapositiva no debería superar las cuatro. Esto también se aplica para el índice, por lo que si el índice se extiende a lo largo de varias diapositivas, piensa en algún modo de hacerlo más general y breve.

Incluye la información del trabajo escrito en el apartado de notas de las diapositivas adecuadas. Eso te ayudará a la hora de ensayar la exposición a saber qué decir en cada momento.

Aspectos estéticos

El fondo de las diapositivas puede ser fotografías, texturas, patrones o figuras creados para la presentación. Trata de escoger un tema y un esquema de colores relacionado que aporten equilibrio a lo que estás exponiendo. Los colores pueden modificar el ánimo de los espectadores, así que hay que ser cuidadoso al escogerlos. Puedes encontrar más información sobre los esquemas de colores, herramientas para trabajar con ellos y una aplicación online (centrada en elementos del hogar)  pinchando en los enlaces. También pueden resultarte útil Adobe Kuler o Design Seeds.

En el caso de usar fotografías, escoge las que tengan la suficiente resolución como para que se vean con nitidez, pero que no sean de tan alta resolución que tarden mucho en cargar. Recurrir a herramientas como Compfight te puede ayudar a localizar las imágenes que necesitas.

Tipografías. Tienes que tener en cuenta que si va a aparecer texto encima de tu esquema de colores o de fotografías debe ser legible. Esto se consigue con un tamaño adecuado y con un color de fuente que contraste bien con el fondo. También puedes emplear tipografías que ayuden a leer con comodidad la información. Visita Font Squirrel, MyFonts u otro lugar donde haya tipografías libres y gratuitas para descargar. Prueba con Pacífico, Lobster, o alguna otra tipografía divertida. Ten en cuenta al descargarla si dispone de los caracteres necesarios en español: la ñ y las vocales con tildes.

No uses más de tres tamaños distintos a lo largo de la presentación y haz un uso cuidadoso de negrita, cursiva y subrayado, no debes abusar de ellos.